Es el módulo orientado a la gestión y catalogación de los fondos que forman las colecciones de obras de la entidad. La herramienta de Gestión de colecciones engloba una serie de acciones (ordenación, control, gestión…) mediante las cuales se trata toda la información relativa a aquellos objetos de interés artístico e histórico que conserva la institución. Todo ello siguiendo criterios adaptativos, a través de una configuración personalizada, con el objetivo de obtener una herramienta que responda a las necesidades particulares de la entidad.
La aplicación contiene las funciones de registro, inventario y catalogación de fondos museográficos que responden, si se requiere, a modelos normalizados de estructuras de información, respetando las internacionales elaboradas por el Comité internacional de Documentación del Consejo Internacional de Museos (CIDOC-ICOM) y la Normalización Documental en Museos del Ministerio de Cultura.
La herramienta desarrollada para la Gestión de colecciones no solo atiende a aspectos catalográficos, sino que ofrece una solución para las operaciones de gestión que afectan a objetos y series que constituyen la colección, como puede ser el control de movimientos de los bienes, seguimiento de préstamos y depósitos, etc.
La herramienta contaría con las siguientes características:
- Personalización de la estructura de campos de las fichas descriptivas, de acuerdo a los diferentes objetos albergados en la entidad.
- Configuración de campos específicos de acuerdo a los intereses de los usuarios.
- Gestión del ingreso de los bienes en la colección.
- Registro, inventario y catalogación de los fondos museográficos.
- Seguimiento de movimientos de los bienes.
- Visualización de documentación relacionada con los fondos, gestionada desde el módulo de Archivo.
- Gestión de personas y entidades relacionadas con los bienes de la colección, registradas en el módulo de CRM.
- Control de estado de conservación.
- Posibilidad de buscar por cualquier campo en búsquedas cruzadas.
- Elaboración de dosieres y presentaciones.
- Generación de informes y estadísticas.
- Posibilidad de digitalización o vinculación de documentos (uno o más de uno) a cada uno de los registros informáticos del archivo.
- Visualización de documentos digitalizados integrada en el propio software.