Para una institución contar con un Archivo constituye un elemento esencial en la salvaguarda de su memoria, y es además un valioso y duradero reflejo de su actividad que, a la vez, facilita una efectiva proyección social y cultural.
Para atender esta necesidad, iON ofrece una solución abierta, flexible y eficaz para la gestión de fondos documentales y administrativos de acuerdo a las particularidades de cada entidad.
El módulo de Archivo, mediante un desarrollo personalizado, facilita la organización y mantenimiento del sistema documental. Se adapta a las necesidades de la institución, con una configuración que responde tanto a la terminología utilizada por la entidad como a los diferentes perfiles del personal relacionado con el tratamiento del Archivo.
En el caso de planteamientos de Archivo más convencionales, este módulo acepta la incorporación de ISAD(G) y otras normas internacionales en materia de descripción archivística, así como el modelo Dublin Core, mediante el protocolo OAI-PMH, orientado a intercambios entre repositorios digitales.
El Archivo actúa de forma trasversal, relacionándose con los otros módulos de gestión, recopilando información de los mismos, pero también ofreciendo soporte de gestión documental a otras zonas del programa.
El módulo de Archivo contaría con las siguientes características:
- Personalización de la estructura de datos (campos) según los diferentes tipos de documentos existentes en la institución.
- Instrumentos de descripción: su objetivo es difundir las descripciones en soporte papel. Se podrían visualizar o imprimir de forma total o parcial:
– Índices de materias, personas y lugares.
– Inventario: además de visualizar el inventario completo también permitiría visualizar una parte del fondo, una sección o una serie.
– Catálogo del fondo. - Campos específicos vinculados a los diferentes tipos de documentos.
- Posibilidad de digitalización o vinculación de documentos (uno o más de uno) a cada uno de los registros informáticos del archivo.
- Visualización de documentos digitalizados integrada en el propio software.
- Visualización de documentos en diferentes formatos de video, audio e imagen desde el propio software.
- Visualización de vídeos en streaming desde el servidor del sistema.
- Vinculación de documentos en masa (por ejemplo fotos de una carpeta o CD).
- Posibilidad de buscar por cualquier campo combinando búsquedas cruzadas.
- Generación de informes y estadísticas.