En el plano operativo de la gestión cultural, toda entidad debe hacer frente a la ejecución de su programación de la manera más efectiva posible. En este contexto, encontramos que la producción de proyectos es una de las áreas más sensible a las formas de organización y los procedimientos propios de cada entidad. Por ello, iON ofrece una herramienta diseñada a medida de estos procedimientos y que responde eficazmente a las necesidades de la gestión de la producción.
El módulo de Proyectos y Producción se presenta en dos componentes. En primer lugar, ofrece una base de datos para el registro de todas las actividades, eventos, visitas y, en general, toda la programación prevista y/o realizada por la entidad, que incluye la gestión de inscripciones a las diferentes actividades.
El segundo componente ofrece una ampliación de la herramienta para atender específicamente acciones y operaciones que conlleva la Producción de proyectos, haciendo un seguimiento
completo de cada proyecto (gestión de montajes y transportes, seguimientos de entidades,
personas participantes, seguros, etc.)
Se trata, pues, de un módulo configurado de acuerdo a los modos de trabajo y los recursos con los que cuenta la entidad, que contempla tanto aspectos básicos como específicos para la producción de proyectos.
El módulo de Proyectos y Producción cuenta, entre otras, con las siguientes características:
- Registro de proyectos ejecutados y en preparación (exposiciones, talleres, encuentros…).
- Gestión de inscripciones en actividades y visitas guiadas especiales.
- Emisión de listados y memorias (participantes, actividades realizadas en un período…).
- Personas y entidades que intervienen en un proyecto
- Gestión de préstamos de obras (en exposiciones).
- Control individualizado de obras (en exposiciones).
- Necesidades generales de preproducción.
- Necesidades de instalaciones y montajes.
- Necesidades de producción en cuanto a elementos físicos e inventariables.
- Gestión de necesidades técnicas y administrativas.
- Procedimientos de seguridad y datos de seguros.
- Seguimiento de transporte.
- Gestión de documentación vinculada (gráfica, administrativa y técnica…).
- Condiciones legales.
Teniendo en cuenta la dificultad y el tiempo que muchas organizaciones invierten en los procesos de inscripción en actividades, GeStore incluye una herramienta que permite el registro online de solicitudes de participación en actividades. Dichas solicitudes son recogidas en tiempo real por el módulo de Proyectos, mostrando al responsable una lista de inscritos para cada curso o taller.
Este componente de software incluye un minisite web cuyo objetivo es ofrecer a los usuarios un acceso a los formularios de inscripción de las actividades activas o vigentes.