Cualquier institución, pública o privada, debe controlar y gestionar su patrimonio con el mayor cuidado y eficiencia posible. Para ello tendrá en cuenta dos aspectos esenciales:
1.-El inventario, o lo que es lo mismo, la relación de elementos propiedad de la institución y sobre los que tiene responsabilidades de custodia y mantenimiento.
2.-El mantenimiento de sus activos: preventivo (actuaciones para preservar) y correctivo (actuaciones para resolver incidencias y averías).
iON tiene en cuenta que, en la mayoría de las ocasiones, no se dispone de personal con perfil tan especializado, y por ello ofrece una herramienta ajustada al escenario y fácil de manejar por los diferentes departamentos.
Las principales funcionalidades de este módulo de Control del Inventario y Gestión de Mantenimiento, GMAO (siglas referentes a los términos Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador) son:
- Registro de elementos inventariables incluyendo sus características físicas, datos de adquisición, localización, grupo funcional, etc.
- Incorporación de imágenes y documentos técnicos en formato digital.
- Emisión de etiquetas con código de barras para el marcaje de los elementos y de estancias.
- Registro de instalaciones (climatización, electricidad…) para el control de su mantenimiento.
- Generación de listados e informes clasificados por localización, centro de coste, funcionalidad, etc.
- Planificación de los mantenimientos preventivos para los elementos que así lo requieran (revisiones periódicas, calibrados…) y aviso previo de las fechas señaladas.
- Registro de las incidencias surgidas en los diferentes elementos y detalle de las correspondientes acciones correctivas.
- En dichas acciones correctivas se almacenarán datos relativos a fechas de ejecución, costes, información de interés, documentación adjunta…
- Visualización, desde la ficha del elemento, del histórico de inspecciones realizadas, de inspecciones previstas y de acciones correctivas aplicadas.
- Los diferentes informes y listados podrán ofrecer información global sobre los costes de mantenimiento de la entidad en un periodo determinado, la concentración de los costes en un determinado grupo de elementos o marcas, control de la obsolescencia, etc…
